Les conférences téléphoniques à distance peuvent représenter un défi, en particulier pour ceux qui sont plus habitués aux réunions en personne : certains participants ont souvent du mal à utiliser la technologie ou dont le débit Internet à domicile peut être insuffisant. Une fois en réunion, les participants parlent souvent en même temps, chose à éviter encore plus en réunion virtuelle, étant donné les problèmes de ralentissement, de décalage et de clarté de l'orateur.
Christophe Laurent, ambassadeur des valeurs de l'EHL, a rassemblé 10 conseils pour garantir le maintien d'appels vidéo professionnels et un apprentissage à distance réussi.
En ce qui concerne l'informatique, il est toujours conseillé de tester votre équipement avant le début de la session en ligne : installez votre microphone et votre caméra, testez votre accès à la conversation en ligne, gardez votre ordinateur portable et les chargeurs de votre casque à proximité et choisissez le logiciel et le matériel qui vous permettront de bénéficier d'un maximum de fonctionnalités. Veuillez noter qu'il est préférable d'utiliser un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau, car tous les appareils mobiles ne vous donneront pas accès à toutes les fonctionnalités requises (exemple : accès à la conversation de chat ou visualisation de diapositives).
Si vous rencontrez des problèmes informatiques, veuillez d'abord essayer de quitter et de rejoindre l'appel vidéo. La vitesse minimale recommandée est de 4,5 Mbps. Vous pouvez vérifier votre connexion ici : https://www.speedtest.net/.
Si vous êtes l'organisateur de l'appel, décidez à l'avance comment vous souhaitez partager des diapositives ou des documents, et n'oubliez pas de fermer toutes les fenêtres/applications personnelles si vous partagez votre bureau avec votre audience.
L'adage qui dit que "vous n'avez jamais une seconde chance de faire une bonne première impression" est bien sûr également valable pour les rencontres par vidéoconférence. Même si seuls votre visage et vos épaules sont dans le cadre, vous devez vous habiller de manière professionnelle. Jusqu'à la réouverture du campus, vous devez respecter un code vestimentaire professionnel décontracté pendant les cours à distance et respecter la tenue habituelle de l'EHL pendant les appels vidéo avec les représentants extérieurs.
Choisissez soigneusement l'endroit où vous allez passer l'appel vidéo car vous ne devez pas être dérangé par des éléments extérieurs pendant la session. En outre, nous vous rappelons que vos interlocuteurs verront tout ce qui se trouve derrière vous, alors assurez-vous que votre arrière-plan est dégagé et professionnel.
Comme pour toute réunion traditionnelle, être à l'heure est une norme absolue.
Les cours en ligne sont enregistrés pour faciliter la consultation dans tous les fuseaux horaires. Dans cette optique, les règles de participation sont assouplies lors des sessions de connexion, mais une participation active est recommandée dans la mesure du possible.
Certains programmes ne notifient pas toujours quelle personne est en train de parler. Afin d'éviter toute situation chaotique, nous vous recommandons vivement de parler à tour de rôle et de vous présenter avant d’intervenir. Pensez à quelque chose de simple et de poli comme "Bonjour, c'est Chandler Bing, j'ai une question pour Phoebe Buffay".
Il est facile pour les autres participants de savoir si vous n'êtes pas totalement concentré et « présent » pendant l'appel vidéo. C'est pourquoi nous recommandons de maintenir un contact visuel et de regarder directement dans la caméra.
Nous vous invitons également à fermer toutes les applications et onglets inutiles et à désactiver les notifications qui pourraient vous distraire ou incommoder vos pairs.
Veillez à mettre votre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas ou pendant les pauses, car votre microphone peut générer des interférences qui pourraient déranger vos pairs.
Chaque organisateur a ses propres préférences concernant la structure de la conférence téléphonique : certains souhaitent que les participants utilisent le chat pour poser leurs questions, tandis que d'autres préfèrent une séance de questions-réponses spécifique à la fin. Nous recommandons aux organisateurs donc de les stipuler clairement au début de la session, et de veiller à ce que chacun suive les directives.
L'apprentissage à distance et les réunions par appels vidéo peuvent être difficiles. Nous invitons la famille EHL à faire preuve de résilience et d'adaptabilité tout en respectant toujours les autres. L'écoute de vos pairs et de vos professeurs est la clé du succès de l'apprentissage à distance !
Il est tout à fait possible d'enregistrer la séance d'appel vidéo pour pouvoir la revoir plus tard, mais veillez à en informer votre audience au préalable.